Sekretär (m/w/d) – Bürokommunikation 366/26

Stellenbeschreibung

Vollzeit (38,5 Std.) / Ramstein / Eingruppierung: C-5*
Befristet für längstens 2 Jahre (Vertretung)
Dienststelle: 435 Construction & Training Squadron

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen die zentrale Organisation und Kommunikation im Büro und sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf:

• Korrespondenz & Dokumente: Sie erstellen, prüfen und finalisieren Briefe, Berichte und komplexe Unterlagen, inklusive Tabellen und Grafiken.
• Post- & Vorgangsbearbeitung: Sie sichten, leiten Unterlagen weiter oder bearbeiten sie selbstständig
• Empfang & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, empfangen Gäste und leiten Anliegen gezielt weiter.
• Termin- & Besprechungsmanagement: Sie organisieren eigenverantwortlich Termine, bereiten Meetings vor, lösen Terminüberschneidungen proaktiv und verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
• Büroorganisation & Verwaltung: Sie pflegen die Dokumentation, organisieren Geschäftsreisen, erfassen Anwesenheiten, bestellen Büromaterialien und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der Abläufe.
• Sprachliche Unterstützung: Sie übersetzen und dolmetschen zuverlässig zwischen Englisch und Deutsch, auch bei fachlicher und rechtlicher Korrespondenz sowie bei Präsentationen.

Ihr Profil

• Mittlerer Bildungsabschluss und/oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office) und Bereitschaft positionsspezifische zu erlernen
• Kenntnisse der Vorschriften und Anforderungen im Bereich ziviles Personal sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und äußerst zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstes Handeln, Diskretion
• Freundliche, sichere Kommunikation sowie dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und Teilnahme an internen Schulungen

Bitte senden Sie uns eine Bewerbung in englischer Sprache.

Ihre Benefits

• Sie werden bei uns nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen im Rahmen des TV AL II vergütet, dadurch kommen Sie zusätzlich in den Genuß von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Profitieren Sie von unseren internen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben sich beruflich weiterzuentwickeln
• Erleben Sie den amerikanischen "Way of Life" in einem internationalen und inklusiven Arbeitsumfeld
• Als Teil unserer Air Force-Familie wird aus der amerikanischen Tradition Thanksgiving auch für Sie ein Feiertag. Sie erhalten durch Arbeitszeitumverteilung zusätzlich neun freie Tage**

*Die Stelle ist als C-5 (Anfangsgehalt 3.167,58 € / Endgehalt 4.332,29 €) eingestuft
**Je Dienststelle kann diese Regelung variieren