Mitarbeiter Sekretariat (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Organisation und Koordination der bürowirtschaftlichen Abläufe

• Büromaterial organisieren und verwalten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
• Registraturarbeiten unter Beachtung betrieblicher und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Erfassen und dokumentieren von Bestellvorgängen
• Organisieren und buchen von Dienstreisen
• Erfassen, Verteilen und Ablage der Ein- und Ausgangspost

Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
Schriftverkehr und Kommunikation mit internen und externen Partnern
Vorbereiten, Erstellen und Überarbeiten von Berichten, Dokumenten und Präsentationen
Zuarbeit zum allgemeinen Projektablauf sowie Übernahme von Sonderthemen (z.B.
Recherchetätigkeiten)
vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung
Führung der Projektablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege

• Pflege des vorhandenen Archivs
• Organisation und Pflege der Registratur
• Aussondern, Aufbereitung und ggf. Digitalisierung von Akten, Aktenbewertung
• Anlageninventur

Ihre Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Berufserfahrung im Sekretariat wünschenswert
vertiefte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen

• 39 Stunden/Woche
• Gleitzeit zwischen 6:00 bis 20:00 Uhr (Montag - Freitag)
• Stelle ist befristet von 01.06.2026 - 30.11.2027

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