Nummer: 172199

Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistent*in der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

I-2026-291 / E-2026-291

Standort

Landesgeschäftsstelle Saarbrücken
Arbeitsbedingungen
ab sofort
Vollzeit
39,5 Wochenstunden
Konditionen
TV AWO Saarland EG 9
unbefristet

Ihre Aufgaben bei uns

Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin - Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung - Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien - in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben

Kontaktaufnahme
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Sie bringen mit

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter, Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A./Dipl.) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint

Wünschenswert:

Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz

Persönliche Kompetenzen:

Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Wir bieten Ihnen

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Stelleninfos
Einsatzort

Assistent*in der Geschäftsführung

Verwaltung

Arbeitgeber

AWO Landesverband Saarland e.V.

Job-Details

Ansprechpartner*in

AWO Landesverband Saarland e.V.

Bewerbermanagement BITE
Hohenzollernstr. 45
66117 Saarbrücken

Telefon: 068158605888

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Assistent*in der Geschäftsführung

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