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Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Wir bieten

  • Altersvorsorge
  • Solidarische Unterstützungskasse Gesundheit
  • Dienstrad
  • Eigene Akademie
  • Jahressonderzahlung
  • Krankengeldzuschuss
  • Mitarbeiter werben Mitarbeiter
  • Tarifvertrag mit vielen Zusatzleistungen
  • Vorteilsportal zum Einkaufen

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Assistenz der Geschäftsführung

(w/m/d)

I-2026-254 / E-2026-254

Standort

Landesgeschäftsstelle Saarbrücken
Arbeitsbedingungen

  • ab sofort
  • Vollzeit
  • 39,5 Wochenstunden

Konditionen

  • TV AWO Saarland EG9
  • unbefristet

Ihre Aufgaben bei uns

  • Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin - Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
  • Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung - Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
  • Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
  • Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
  • Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien - in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
  • Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
  • Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
  • Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
  • Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben

Darüber freuen wir uns

  • Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter, Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
  • Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A. / Dipl.) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
  • Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint

Wünschenswert

  • Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
  • Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz

Persönliche Kompetenzen

  • Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
  • Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
  • Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
  • Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Bewerben Sie sich bitte bis zum 10.04.2026 online unter diesem Link
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt
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