Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) Schwerpunkt Arbeitszeit

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) Schwerpunkt Arbeitszeit

Stellenbeginn:
01.08.2026
Arbeitsort:
Mannheim
Stellenumfang:
100 % (39,5 Stunden pro Woche)
Dauer:
befristet bis 31.10.2027 (Verlängerung bis 31.10.28 möglich)
Vergütung:
Entgeltgruppe 6 TV-L
Verfahrensnummer:
12PA/26

Ihre Aufgaben

• Administration des derzeitigen elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems MATRIX: Bearbeitung des täglichen Workloads, bestehend aus manuellen Arbeitszeit-, Krankheits- und Urlaubseingaben, Anlage und Änderung von Stammdaten, statistische Auswertungen usw.
• Mitarbeit am Projekt "Einführung des neuen digitalen Zeitwirtschaftssystems AIDA"
• Selbständige Unterweisung neuer Mitarbeiter*innen in der Anwendernutzung von MATRIX bzw. AIDA und in die Regularien bzgl. Arbeitszeit, Krankheit und Urlaub
• Ansprechpartner*in bzgl. der täglich eingehenden Anfragen (per Email, telefonisch, persönlich) rund um die Arbeitszeit / Urlaub / Krankheit
• Zuarbeit und administrative Unterstützung der Personalsachbearbeitung und -leitung im Bereich des zu betreuenden wissenschaftlichen und nicht wissenschaftlichen Personals, z. B. Führen und Pflege der (elektronischen) Personalakten, Datenpflege und -export für Statistiken, Erstellung und Versand von Zeugnissen, Bescheinigungen, Schreiben und Vordrucken
• Vertretung des Bereichs Bewerbermanagement (BITE)
• Pflege der Personaldaten im Intranet / Homepage

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder ein vergleichbarer Berufsausbildungsabschluss
• Durch Berufspraxis erworbene einschlägige Kenntnisse sind von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen, insbes. Word und Excel, und generelle IT-Affinität
• Idealerweise Erfahrung als Administrator*in eines Zeitwirtschaftssystems oder mindestens Anwender*in
• Wünschenswert sind TYPO3-Kenntnisse
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Teamfähigkeit, soziale Kompetenz und Belastbarkeit sowie Organisationsgeschick
• Serviceorientierte Arbeitsweise unter Beachtung der besonderen Belange einer Hochschule

Unser Angebot

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• „Open-door-policy“ und flache Hierarchien
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum JobTicket / JobBike BW / kostenloser Parkplatz
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Wir erwarten die üblichen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Nachweis des Berufsabschlusses, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.
Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.
Online-Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerbungsportal bis zum 12.04.2026!

Sie haben Fragen?
Ansprechperson (fachlich):
Name: Denise Bühler
E-Mail: denise.buehler@dhbw.de
Ansprechperson (Personal):
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E-Mail: tanja.ziegler@dhbw.de