Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) - Administration, Empfang und Koordination (w/m/d) in Vollzeit oder Teilzeit für unser ALTERA Senioren-Domizil Frankenthal.

Altera Senioren-Domizil Frankenthal, eine etablierte Einrichtung der stationären Pflege und Betreuung, bietet älteren Menschen eine hochwertige, ganzheitliche Versorgung in einer wohnlichen Atmosphäre. Wir legen Wert auf Respekt, Transparenz und eine angenehme Arbeitskultur.

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation und Schriftverkehr (Korrespondenz, E-Mails, Terminplanung)
• Empfangs- und Telefonmanagement: Begrüßung von Bewohnern, Angehörigen und Besuchern, Weiterleitung von Anfragen
• Unterstützung der Heimleitung in operativen Prozessen, z. B. Implementierung von Prozessen, Controlling-Unterstützung
• Personal- und Dokumentenmanagement: Verwaltung von Personalakten, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Abrechnung und Fakturierung: Erstellung von Rechnungen, Verwaltung von Lieferanten- und Leistungsverträgen, Rechnungsprüfung
• Materialwirtschaft und Einkauf von Bürobedarf, Verwaltung von Inventar und Hilfsmitteln
• Zusammenarbeit mit Pflegepersonal, Therapieabteilung und externen Dienstleistern
• OP-Bearbeitung
• Allgemeine administrative Projekte und Sonderaufgaben nach Bedarf der Heimleitung

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/frau, Kaufmann/frau im Gesundheitswesen) oder vergleichbare Qualifikation; alternativ relevante Berufserfahrung
• Erfahrung in Verwaltung, Büromanagement oder Empfang wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) und gängiger Software für Verwaltungsprozesse; idealerweise Erfahrung mit Abrechnungssystemen
• Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und diskrete Umgang mit sensiblen Daten
• Teamfähigkeit und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit, besonders in stressigen Situationen
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; ggf. Grundkenntnisse weiterer Sprachen, je nach Bewohnerklientel

Qualifikationen (optional)

• Fortbildung oder Zertifikat im Bereich Verwaltung, Hygienemanagement, QM
• Erfahrung in der Pflege- oder Gesundheitsbranche
• Grundkenntnisse im Belegungsmanagement oder in der Abrechnung mit Pflegekassen

Wir bieten

• Verantwortungsvolle Tätigkeit in einer etablierten, menschlich orientierten Einrichtung
• Angenehmes Arbeitsumfeld mit Teamkultur und kurzen Entscheidungswegen
• Leistungsgerechte Vergütung je nach Qualifikation
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unterstützung bei Einarbeitung und regelmäßige Feedbackgespräche
• Flexible Arbeitszeitmodelle nach Absprachen

Bewerbung

• Ansprechpartner: Adriana Sacagiu, Hausleitung, 06233-3465400, hl@altera-frankenthal.de
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, relevante Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen, frühestmöglicher Eintrittstermin
• Bewerbungsfrist: bis 30.09.2026
• Hinweis: Diskriminierungsfrei, inklusiv, barrierearmer Arbeitsplatz, Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind erwünscht.