Verwaltungskraft für Sekretariat / Pforte (m/w/d)
Unsere erste Anlaufstelle im Haus ist unser Sekretariat / Porte in der Felix-Wankel-Straße 25. Das Sekretariat gehört zur allgemeinen Verwaltung des SkF und unterstützt die Beraterinnen der Schwangerschaftsberatung, die Bereichsleitungen des St. Paulusheims und die Leitung Freizeitangebote für psychisch erkrankte Menschen bei Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
Hierfür suchen wir ab sofort eine
Verwaltungskraft für Sekretariat / Pforte (m/w/d)
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Wir bieten Ihnen
- Ein facettenreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem gesellschaftlich sinnstiftenden Umfeld
- Ein kollegiales, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
- Schnelle Übernahme von Verantwortung in einer absoluten Vertrauensposition
- Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit S-Bahn-Anschluss und Einkaufsmöglichkeiten in Fußnähe
- Unterstützung von Training und Weiterbildung
- Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung nach AVR Caritas, Anlage 2
- 30 Tage Urlaub pro Jahr plus 1 Tag Sonderurlaub
- Eine Jahressonderzahlung, Urlaubsgeld sowie ein Jobticket
- Die betriebliche Altersversorgung (KZVK)
- Ein Zeitwertkonto - mehr erfahren Sie dazu auf unserer Homepage
Zu Ihren Aufgaben gehören
- Empfang und Begrüßung unserer Gäste, Kunden und Partner, Besucherbewirtung
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, analog und digital
- Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe
- Koordination von Terminen für unsere Schwangerschaftsberatung sowie für den Anziehpunkt
- Buchung von Besprechungszimmern und Fahrzeugen
- Fördermittelantragsstellung sowie Auszahlung und Abrechnung der Mittel (Kassenführung)
- Beschaffung von Büro- und Schulmaterial
- Bearbeitung von Rechnungen
- Überstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Versicherungsmeldungen
- Weitere Tätigkeiten nach Bedarf
Die Arbeitszeiten sind montags, mittwochs u. donnerstags von 9 bis 16 Uhr, dienstags u. freitags von 9 bis 12.30 Uhr.
Wir wünschen uns von Ihnen
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau (m/w/d), Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Empfang oder Kundenbetreuung
- Sicheren Auftreten im direkten Kontakt und gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Flexibilität, Organisationstalent und Zuverlässigkeit
- Sicherer und effizienter Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und der üblichen Bürotechnik, wie Telefonanlagen, Druckern oder Konferenzsystemen, ist Ihnen vertraut
- Wir freuen uns, wenn Sie sich mit einer christlichen Kirche verbunden fühlen
Arbeitsbereich
Verwaltung
Stellenumfang
67% =26,5 Std./Woche
Zeitliche Begrenzung
unbefristet
Projektvertrag
Nein
Voraussichtlicher Einsatzort
Heidelberg
Hinweis zur Bewerbung
Weitere Informationen erhalten Sie bei unserer Personalverwaltung
Frau Radulovic, 06221 13708641, radulovic@skf-heidelberg.de
Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen richten Sie bitte an unsere Geschäftsführung:
SkF e.V. Heidelberg
Susanne Meyer
Felix-Wankel-Straße 25
69126 Heidelberg
oder per Mail an: bewerbung@skf-heidelberg.de (Anhänge bitte nur im pdf-Format)
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Lebenslauf
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Zeugnisse
Maximal 10 Dateien möglich.
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Ich erkläre mich mit den Datenschutzhinweisen und der Verarbeitung meiner Daten einverstanden.
Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserer Einrichtung bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist der SkF e.V. Heidelberg, Felix-Wankel-Str. 25, 69126 Heidelberg
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: www.skf-heidelberg.de
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggfs. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von § 6 KDG, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach § 6 Abs. 1 lit. g) KDG erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Aufgrund unserer Datensicherung sind Ihre Daten längstens für 12 Monate wiederherstellbar.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird 05/2022 (25.07.2020) der weitere Ablauf abgestimmt. In der Einrichtung haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten für unsere Einrichtung benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Jörg M. Leuchtner
Rechtsanwalt
Freiburger Datenschutzgesellschaft mbH
Luisenstr. 5
D - 79098 Freiburg
Tel.: + 49 (0) 761 - 21716550
Fax.: + 49 (0) 761 - 21716551
E-Mail: info@freiburger-datenschutzgesellschaft.de
Web: www.freiburger-datenschutzgesellschaft.de
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
SkF Heidelberg, Stand 15.06.2023
