Teamassistenz (m/w/d) - Mental Health for Organisations (MHfO)

Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit steht für international herausragende Forschung und wegweisende Behandlungskonzepte in Psychiatrie und Psychotherapie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Suchtmedizin.
Die neue Organisationseinheit Mental Health for Organisations (MHfO) verfolgt das Ziel, Unternehmen und Organisationen bei Maßnahmen zum Aufbau und Stärkung der mentalen Gesundheit von Mitarbeitenden zu unterstützen. Für unsere Kunden bieten wir hierzu Kurse, Workshops und Beratungen an, die sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene wirken.
Eine zentrale Leistung unseres Angebots sind MHFA Ersthelferkurse (www.mhfa-ersthelfer.de)..) MHFA Ersthelfer ist ein etabliertes und wachsendes Geschäftsfeld am Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, in dem interessierte Laien zu Ersthelfenden für psychische Gesundheit ausgebildet werden. Seit 2019 leistet es in Deutschland einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung des Wissens über psychische Störungen in der Gesellschaft sowie zur Destigmatisierung und zur Früherkennung von Problemen der psychischen Gesundheit. Dieses Angebot bauen wir kontinuierlich weiter aus.
Zur Verstärkung unseres Office-Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d).
Stellenanteil: 70%
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Option auf Weiterbeschäftigung.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Teams des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit in organisatorischen, administrativen und digitalen Prozessen rund um Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Veranstaltungen
• Zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, TrainerInnen, externen Partnern und internen Fachabteilungen
• Allgemeine Büroorganisation inkl. E-Mail- und Telefonsupport für Teilnehmende, Firmenkunden und Partner
• Digitaler Support für Schulungsprogramme (z. B. Zoom, MS Teams, Moodle) sowie Unterstützung digitaler Prozesse und ggf. App-Entwicklung
• Unterstützung im Auftrags- und Vertragsmanagement inkl. Vorbereitung und Ablage relevanter Unterlagen
• Mitorganisation und Koordination von Veranstaltungen (digital und vor Ort), Pflege von Kursanfragen sowie Rechnungsvorbereitung für die Finanzbuchhaltung inkl. Debitorenprüfung in SAP S/4HANA
• Mitwirkung bei internen Prozessen, insbesondere beim On- und Offboarding sowie bei der Entwicklung neuer Weiterbildungs- und Produktangebote

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - optimaler Weise mit Fokus Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Assistenz-, Service- oder Verwaltungsbereich wünschenswert
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen (MS Office) und ERP-Systemen (SAP von Vorteil)
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Serviceorientierung sowie Freude an Teamarbeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

• Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe in einem engagierten Team
• Ein kollegiales Umfeld, das Eigeninitiative und neue Ideen unterstützt
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Familienfreundliche Arbeitszeitregelungen und Teilzeitstellen
• Gute Erreichbarkeit und zentrale Lage im Herzen von Mannheim
• Betriebliche Gesundheitsförderung mit Sonderkonditionen bei Sportangeboten
• Corporate Benefits und weitere lokale Vergünstigungen
• Vergünstigtes Jobticket als Deutschlandticket
• Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)
• Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)