Sekretariatskraft (m/w/d) (Homeoffice möglich)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch ihre ausgeprägte Forschungsorientierung. Die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und die Schaffung idealer Bedingungen für Forschung und Lehre stehen im Mittelpunkt. Als Teil der Universität der Großregion ermöglicht die Universität des Saarlandes einen universitätsübergreifenden Austausch zwischen den Disziplinen über Ländergrenzen hinweg. Die Universität des Saarlandes ist mit ihren rund 17.000 nationalen und internationalen Studierenden in über hundert Studienfächern gelebte Vielfalt. Sie ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4.000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.
Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Sekretariat der „Quantum Information and Matter Group“ von Prof. Dr. Peter P. Orth in der Fachrichtung Physik und dem Zentrum für Quantentechnologien (QuTe) folgende Stelle an:

Sekretariatskraft (m/w/d) Kennziffer N2286, Vergütung Beschäftigungsumfang: 50 % der tariflichen Arbeitszeit TV-L, nach Entgeltgruppe E6, Beschäftigungsdauer: unbefristet,

Das ist Ihr Arbeitsbereich:
Wir betreiben Forschung und Lehre an vorderster Front der Wissenschaft und brauchen Ihre Unterstützung.
Sie arbeiten in einer dynamischen Umgebung, die geprägt ist durch naturwissenschaftliche Forschungs- und Lehrtätigkeiten im Bereich der Physik und der Quanteninformation, sowie durch das vielseitige Umfeld lokaler und internationaler Studierender und Mitarbeiter*innen. Ihr Arbeitsbereich ist die organisatorische Unterstützung der vielfältigen Tätigkeiten und Aufgaben unseres Teams.
Ihre Aufgaben sind:
Sie unterstützen das deutsche und internationale wissenschaftliche Personal unserer Forschungsgruppe bei der Durchführung von Aufgaben in Forschung und Lehre; Sekretariat und Teamassistenz am Lehrstuhl von Prof. Dr. Orth; selbstständige Büroorganisation: Im Einzelnen:

• Mittelverwaltung und Projektcontrolling in enger Abstimmung mit der Haushaltsabteilung der Universität des Saarlandes, Finanzüberwachung und Finanzverwaltung im Haushalts- und Drittmittelbereich,
• vollständige Organisation der Personalfindung und -verwaltung (Ausschreibung, Einstellungsanträge, Überwachung der Stellenpläne),
• Organisation von Seminaren, Kolloquien, Workshops und Tagungen, einschließlich der finanziellen Aspekte,
• Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für Lehrstuhlmitglieder,
• Unterstützung unserer internationalen Wissenschaftler*innen bei Aufenthalts- und Visa-Fragen,
• Koordination aller Beteiligten bei der Antragstellung von Drittmittelprojekten, Erstellung/Korrekturlesen von für Forschungsberichte und in englischer Sprache, Übersetzungs- & Formatierungsarbeiten Texten Lehrmaterialien,
• allgemeine Organisation des Lehrstuhlbetriebs, Akten- und Terminführung,
• Pflege der Webseiten der “Quantum Information and Matter” Forschungsgruppe,
• allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Auskunftserteilung, Telefon- und Emailbearbeitung, Reisekostenwesen, Betreuung von Gastwissenschaftlern inkl. Buchungen, Unterstützung der Lehre (Klausuren, Prüfungen, elektronische Studierendenverwaltung), Beschaffungswesen.

Ihr Profil ist:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich, im kaufmännischen Bereich o.Ä.,
• Berufserfahrung im Sekretariats- und Verwaltungsbereich,
• sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
• buchhalterische Kenntnisse und Erfahrungen bei Budgetkontrolle und Verwaltung,
• sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office Programmen,
• Erfahrung in der Pflege von Webseiten sind von Vorteil,
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement,
• gesundheitliche Eignung zur Arbeit an einem Bildschirmarbeitsplatz,
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) Darüber hinaus bringen Sie mit:
• sicheres Auftreten, einen Hohen Grad an Selbstorganisation,
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Vorgesetzten, Dozierenden, Studierenden, Firmen und Behörden (auch auf Englisch),
• Fähigkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten,
• absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion.

Wir bieten Ihnen

• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
• flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket Plus des saarVV).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 31.03.2026 an bewerbung@uni-saarland.de. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2286 angeben.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson: Herr Prof. Dr. Peter P. Orth Fachrichtung Physik und Zentrum für Quantentechnologien (QuTe) Tel.: 0681-3024960, Email: peter.orth@uni-saarland.de Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.
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