Sekretärin (m/w/d) - Kinder- & Jugendpsychiatrie

Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit steht für international herausragende Forschung und wegweisende Behandlungskonzepte in Psychiatrie und Psychotherapie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Suchtmedizin.
Zur Verstärkung unseres Teams im Kliniksekretariat der Psychiatrie und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters suchen wir zum 01.02.2026 eine Sekretärin (m/w/d).
Stellenanteil: 40 % (donnerstags & freitags ganztägig)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Option auf Weiterbeschäftigung.

Ihre Aufgaben

• Telefonische Erstkontakte mit PatientInnen, Behandlern und externen Institutionen
• Organisation und Koordination von stationären Wartelisten sowie Dienst- und Einsatzplänen
• Abwicklung des täglichen Office-Managements (Email-Korrespondenz, Postbearbeitung, Protokollerstellung nach Diktat)
• AnsprechpartnerIn für Famulanten, Praktikanten, PJ-Studierende und Hospitanten der Klinik
• Empfang und administrative Aufnahme von Notfällen
• Unterstützung bei der Ausstellung von Rezepten
• Eigenständiges Überwachen der fristgerechten Erstellung von Entlassberichten inklusive Mahnwesen
• Korrektur, Versand und Archivierung von Arztbriefen sowie Bearbeitung von Befundanforderungen
• Formulierung und Bearbeitung von Gerichtsbeschlüssen

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als SekretärIn oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Sekretariats- bzw. Verwaltungsbereich des Gesundheitswesens
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat oder in vergleichbarer Position
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit medizinischer Terminologie
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse; Erfahrungen mit gängiger Kliniksoftware sind von Vorteil
• Freundliches, serviceorientiertes und sicheres Auftreten im Umgang mit PatientInnen, Angehörigen und Mitarbeitenden
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie die Bereitschaft zur engagierten und vertrauensvollen interprofessionellen Zusammenarbeit

Das bieten wir Ihnen

• Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe in einem engagierten Team
• Ein kollegiales Umfeld, das Eigeninitiative und neue Ideen unterstützt
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gute Erreichbarkeit und zentrale Lage im Herzen von Mannheim
• Betriebliche Gesundheitsförderung mit Sonderkonditionen bei Sportangeboten
• Corporate Benefits und weitere lokale Vergünstigungen
• Jobticket als Deutschlandticket
• Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)
• Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)