Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik (Remote / Mobil möglich)

Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander - im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.
An der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik

Kennzahl 6096 - 75 % Teilzeit

Sie sind an der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik die erste Anlaufstelle für jegliche Anfragen - sowohl von Professoren, Mitarbeitern und Studierenden, als auch von Externen. Durch die selbständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf.

Aufgabengebiet:

• Unterstützung der Fakultätsleitung durch die Übernahme vielfältiger Koordinations-, Kommunikations-, Projektunterstützungs- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Durchführung verschiedener Studiengänge der Fakultät MMT (u.a. Kommunikation mit den Studierenden; Verwaltung diverser Systeme z.B. zur Prüfungsverwaltung oder Raummanagement)
• Ansprechpartner:in für Professoren, wissenschaftliche und weitere Mitarbeiter und Lehrbeauftragte der Studiengänge zu organisatorischen Fragen wie z.B. Arbeitsabläufe, Formulare etc.
• Ansprechpartner:in für studentische Hilfskräfte, inkl. Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
• Dokumentenmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Studiengänge
• Allgemeine Büroorganisation; analoge und digitale Korrespondenz
• Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten

Unser Angebot

• Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
• Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
• Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
• Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
• Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management
• Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal
• hohe Kommunikationskompetenz - wir stellen uns eine Person vor, die per Mail, Telefon und im persönlichen Kontakt gleichermaßen eloquent, freundlich und verbindlich agiert, auch mit Studierenden
• sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV-Lösungen, insbesondere Microsoft-Office-Produkte
• sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten
• Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
• Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende IT-Systeme einzuarbeiten

Die Beschäftigung ist unbefristet.
Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen - unter Angabe der Kennzahl - bis 07.06.2026.
Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen:
Daniela Belfiore
Tel.: +49 721 925-1837
Ansprechpartner Personal:
Janick Troes
Telefon +49 721 925-1028
Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess:
Sarah Flügel
Telefon +49 721 925-1051
Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail (sbv@h-ka.de).
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!
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