Projektassistenz Produktion (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams!

Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren - sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events.

Projektorganisation & Koordination

• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Pflege von Projekt- und Ablaufplänen
• Terminplanung und Koordination
• Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen
• Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister
• Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung
• Protokollführung bei Meetings
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten

Administrative Aufgaben

• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Rechnungsprüfung und Ablage
• Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten
• Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme
• Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse

Operative Unterstützung bei Veranstaltungen

• Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events
• Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort
• Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen
• Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination
• Kontrolle von Checklisten und Gewerken

Nachbereitung & Dokumentation

• Sammlung und Aufbereitung von Feedback
• Dokumentation von Abläufen und Projekten
• Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen
• Erstellung von Reportings