Projekt – und Koordinationsassistenz (m/w/d)

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Projekt - und Koordinationsassistenz (m/w/d)

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zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Pathologischen Institut gesucht.
Das Pathologische Institut des Universitätsklinikums Heidelberg, Abteilung für Allgemeine Pathologie und Pathologische Anatomie, zählt mit über 75.000 Einsendungen pro Jahr zu den größten und renommiertesten Diagnostikeinrichtungen Europas. Unsere umfassende interdisziplinäre Expertise macht uns zu einem gefragten Kooperationspartner für klinische Forschung.

Was Sie erwartet

• Der Fokus Ihres Tätigkeitsfeldes liegt auf der Verwaltung und Koordinierung von Studienproben, sowie der aktiven Mitgestaltung von internen Prozessabläufen in der diagnostischen Studienzentrale.
• Interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Bei uns arbeiten Koordinatoren:innen, Wissenschaftler:innen, Ärzt:innen und Labormitarbeiter Hand in Hand, um gemeinsam zur Verbesserung moderner Therapieoptionen beizutragen - insbesondere in der Onkologie.
• Motiviertes und dynamisches Team: Wir legen großen Wert auf Teamarbeit, flache Hierarchien und eine offene, wertschätzende Kommunikation. In unserem engagierten Team sind alle Mitglieder ein wichtiger Teil des gemeinsamen Erfolgs.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir unterstützen aktiv Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Fortbildungen, Workshops und die Möglichkeit, an innovativen Forschungsprojekten mitzuarbeiten. Ihre Entwicklung ist uns wichtig - sowohl fachlich als auch persönlich.
• Mitgestaltung und Verantwortung: Sie haben die Möglichkeit, maßgeblich an der Weiterentwicklung des Instituts mitzuwirken und Ihre Ideen einzubringen, um die Qualität unserer Arbeit kontinuierlich zu steigern.

Gemeinsam gestalten wir einen Bereich, der entscheidend zur Verbesserung moderner Therapieoptionen, insbesondere in der Onkologie, beiträgt.

• Job-ID: V000014799
• Einsatzgebiet: Pathologisches Institut
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: ab sofort
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Voll-/ Teilzeit (19,25 - 38,5 Wochenstunden)
• Veröffentlicht: 27.02.2026
• Befristung:Befristet (2 Jahre, Entfristung angestrebt)
• Vertrag:TV UK

Ihre Aufgaben

• Koordination von Gewebeproben Selbstständige Organisation des Probeneingangs, Projektzuordnung, Dokumentation und Nachverfolgung über alle Prozessschritte hinweg
• Datenmanagement & Dokumentation Eigenständige Pflege relevanter Daten in internen Systemen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten und Übersichten gem. Vorgaben und Qualitätsrichtlinien (**)
• Schnittstellenkommunikation Enge Abstimmung mit klinikinternen oder externen Einsendern, Laborbereichen, Ärzt:innen, Wissenschafter:innen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe (in deutsch und englisch)
• Mitarbeit in interdisziplinären Projekten Unterstützung von institutsübergreifenden Forschungs- und Entwicklungsprojekten, insbesondere Projektübernahme zur Optimierung von internen Arbeitsabläufen in der Dokumentation und dessen Implementierung
• Administrative Unterstützung Terminorganisation, Vorbereitung von Unterlagen, Unterstützung bei Monitoringprozessen sowie Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe
• Archivverwaltung Eigenständige Organisation und Verwaltung des Gewebe- und Probenarchivs inkl. Bereitstellung von Material für externe AnfordererAdministrative UnterstützungArchivverwaltung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im klinischen oder kaufmännischen Bereich (Bspw: Kaufmann:frau im Gesundheitswesen, Med. Dokumentationsassistenz, MTA, o.Ä.)
• Großes Interesse an und idealerweise auch Erfahrungen in der koordinativen und dokumentarischen Unterstützung von institutsübergreifenden Forschungs- und Entwicklungsprojekten
• Sorgfältiger und sensibler Umgang mit Patientenproben
• Organisationstalent mit gutem Zeitmanagement
• Service- und lösungsorientiertes Arbeiten nach den Leitsätzen der Good Clinical Practice (GCP)
• Offener, freundlicher Umgang, sowie exzellente Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
• Fortgeschrittene Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen
• Uneingeschränkte Mobilität, da der Arbeitsbereich in benachbarten Gebäuden liegt und die Archive betreut werden

Wir bieten Ihnen

• Tarifvertragliche Vergütung nach TV-UK E8, attraktive betriebliche Altersvorsorge
• Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeiten mit modernsten Techniken / technischen Einrichtungen
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit
• Bei Eignung Projektverantwortung möglich
• Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich klinischer Studien
• Teilzeitmöglichkeit
• Ihre persönliche Weiterentwicklung ist uns wichtig: Durch interne und externe Schulungen - etwa zu Good Clinical Practice (GCP) - fördern wir Ihre fachliche Qualifikation
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Kontakt & Bewerbung
Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Frau Lisa Merkel via E-Mail zur Verfügung.
Interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungssystem.

Pathologisches Institut
Lisa Merkel
Im Neuenheimer Feld 224
69120 Heidelberg
mpz-karriere.PATHO@med.uni-heidelberg.de

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.
Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Das Gehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle exkl. der Jahressonderzahlung sowie weiterer Zulagen.
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