Personal Assistant zur Geschäftsführung (m/w/d)

Personal Assistant zur Geschäftsführung (m/w/d)

Administration / Office / Personnel
Die Rolle - im Überblick
Diese Position ist bewusst hybrid konzipiert: Rund zwei Drittel entfallen auf professionelles Office- und Organisationsmanagement, ein Drittel auf anspruchsvolle, unternehmerisch relevante Aufgaben direkt an der Seite der Geschäftsführung.
Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen dem Inhaber und dem Geschäftsführer - zwei unterschiedlichen Persönlichkeiten mit hohem Anspruch und klarer Vision. Ihre Aufgabe: beide entlasten, Struktur schaffen und mitdenken, nicht nur verwalten.

Ihre Aufgaben

• Empfang & Büromanagement Professioneller Empfang von Gästen, Kunden und Partnern; Verwaltung von Zutritts- und Berechtigungssystemen
• Koordination und Betreuung von Meetingräumen inkl. Bewirtung
• Telefonzentrale: Annahme, Filterung und Weiterleitung eingehender Gespräche
• Bearbeitung des allgemeinen Firmenpostfachs sowie der Ein- und Ausgangspost
• Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in den allgemein genutzten Bereichen (Meetingräume, Kantine, Flure)
• Koordination von Büromaterialien und Verbrauchsgütern (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
• Unterstützung interner Events und Kommunikationsmaßnahmen

• Assistenz der Geschäftsführung Terminmanagement: Planung, Koordination und Priorisierung der Kalender von Inhaber und Geschäftsführer
• Reisemanagement: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers; Erstellung von Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnungen
• E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch strukturierte Vorselektion und Erstbearbeitung
• Dokumentenmanagement: papierloses Office, Ablage, Archivierung und Vertragsverwaltung
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern
• Eigenverantwortliches Handeln in definierten Situationen im Namen der Geschäftsführung

• Strategische Entwicklungsaufgaben Erstellung von Präsentationen, Berichten, Briefen und Protokollen (PPT, Word, Excel, OneNote)
• Vorbereitung und Durchführung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung
• Mitarbeit bei strategischen Projekten, z. B. Einführung neuer Software oder Prozessoptimierungen
• Budgetüberwachung: Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellen der Geschäftsführung
• Sicherstellung der Umsetzung von Entscheidungen der Geschäftsführung durch aktive Nachverfolgung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund; idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich auf Führungsebene
• Strukturiertes, proaktives Denken - Sie schaffen Ordnung, bevor jemand danach fragt
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke - schriftlich wie mündlich, intern wie extern
• Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Charakteren und Führungsstilen umzugehen
• Lust auf Unternehmertum aus nächster Nähe - Sie verstehen die Welt der Entscheider und wollen Teil davon sein
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Word und Schrift

Was Sie erwartet

• Eine Rolle mit echter Verantwortung - kein reines Assistieren, sondern mitgestalten und mitdenken
• Direkte Zusammenarbeit mit Entscheidern auf höchster Unternehmensebene
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Ein dynamisches KMU-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und unternehmerischem Geist
• Moderner Arbeitsplatz in der Region Freiburg im Breisgau

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