Stellenausschreibung Nr. 1291/2025
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat
Teilzeit 50%
Tätigkeitsbeschreibung
Die TECO-Forschungsgruppe ist ein interdisziplinärer Forschungslehrstuhl für Pervasive Computing Systems am Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Wir sind an der Fakultät für Informatik beheimatet und forschen in internationalen und interdisziplinären Teams.
Zur Unterstützung unseres kleinen Sekretariatsteams suchen wir Sie. Die Arbeit erfolgt vorwiegend am Vormittag am Campus Süd des KIT (Oststadt) und lässt sich flexibel gestalten. Sie teilen sich eine volle Stelle mit einer Kollegin. Die vielfältigen Aufgaben eines Institutssekretariats sind thematisch aufgeteilt.
Zu Ihren speziellen Aufgaben gehören insbesondere:
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z. B. Anträge zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften)
- Umbuchungen und Aufbereitung des Personalbudgets sowie von Personalausgaben in Drittmittelprojekten anhand des SAP-Berichtswesens
- Organisation und Verwaltung von Prüfungsterminen, Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten über das Campusmanagement-System (CAS) des KIT
- Kommunikation und Koordination von Institutsaufgaben mit der zentralen Verwaltung des KIT
- Terminkoordination für die Leitungsebene des Instituts
Persönliche Qualifikation
Sie verfügen über
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
- sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word)
- Erfahrung mit SAP BW oder vergleichbaren Berichts- und Analysesystemen wenn möglich
- Sicheres Auftreten, Diskretion, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Studierenden und Wissenschaftler*innen
Organisationseinheit
Institut für Telematik (TM)
Eintrittstermin
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Entgelt
EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
unbefristet
Bewerbungsfrist bis
16.10.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr. Michael Beigl, Tel. +49 721 608-41700.
Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich online mit dem unten stehenden Button auf diese Stellenausschreibung Nr. 1291/2025.
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Kehrer
Telefon: 0721 608-45415,
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
