Leitung Finanzen & Personal (m/w/d)

Über uns

Die Hochschule der Wirtschaft für Management in Mannheim und die IB Hochschule für Gesundheit und Soziales in Berlin sind zwei wachsende staatlich anerkannte private Hochschulen mit rund 110 Mitarbeitern. Wir sind Teil der Global Education Network Group, die über ein vielfältiges Portfolio in den Bereichen Hochschuleinrichtungen und EdTech verfügt.
Zur professionellen Steuerung unserer kaufmännischen und HR-Prozesse suchen wir eine Leitung Finanzen & Personal, die beide Hochschulen standortübergreifend verantwortet - in enger inhaltlicher Abstimmung mit den Präsident:innen (direkte Berichtslinie) sowie in täglicher Zusammenarbeit mit den Verwaltungen an beiden Standorten. Ein Zentralteam (6 Personen) in Stuttgart unterstützt die Rolle operativ.

Ihre Aufgaben

Finanzen & Controlling

• Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen beider Hochschulen (Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Zahlungsverkehr) und Koordination der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB (Einzelabschlüsse je Gesellschaft).

• Mehrere Gesellschaften: Mandanten-/Gesellschaftsbetreuung inkl. Intercompany-Abstimmungen, Konsolidierungs-Vorbereitung und Reporting auf Trägerebene.

• Budget-, Forecast- und Liquiditätsplanung inkl. Szenariorechnungen; Kostenstellen-/Projektcontrolling (Studiengänge, Forschungs-/Drittmittelprojekte).

• KPI- und Management-Reporting an die Präsident:innen sowie an den Gesellschafterkreis gemäß Governance.

• Weiterentwicklung von Prozessen & Tools (Rechnungsworkflow, digitale Belege, ERP-/Schnittstellenoptimierung; Vier-Augen-Prinzip, GoBD).

Steuer & Prüfung

• Hauptansprechpartner:in für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer; Vorbereitung und Begleitung von Jahresabschluss- und ggf. Betriebsprüfungen.

• Sicherstellung steuerlicher Compliance (insb. USt im Bildungsbereich) sowie Dokumentation relevanter Richtlinien.

Personalverwaltung (intern)

• Gesamtverantwortung für HR-Administration über beide Hochschulen: Personalstammdaten, Vertrags- und Änderungswesen, Zeugnisse, On-/Offboarding, Zeit-/Urlaubsverwaltung.

• Payroll-Steuerung (intern): Sicherstellung pünktlicher & korrekter Entgeltläufe inkl. Lohnartenpflege, SV-/LSt-Meldungen und Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung.

• Beratung der Führungskräfte in arbeitsrechtlichen Standardthemen; Pflege von HR-Richtlinien & Benefits.

• Aufbau/Weiterentwicklung von HR-Kennzahlen (z. B. Time-to-Hire, Fluktuation, Krankenquote) und Unterstützung im Recruiting-Prozess.

Führung & Zusammenarbeit

• Fachliche und disziplinarische Führung eines 6-köpfigen Teams (Finanzen/HR) inkl. Ressourcenplanung, Coaching und Weiterentwicklung.

• Enge Zusammenarbeit mit den Verwaltungen der Hochschulen; Abstimmung mit weiteren Funktionsbereichen (Lehre, Forschung, IT, Einkauf).

• Lieferanten- und Vertragsmanagement (z. B. IT-/Dienstleistungs- und Mietverträge) inkl. Kostenoptimierung & SLA-Steuerung.

Governance & Reporting (Gesellschafterkreis)

• Berichtslinie: fachlich & disziplinarisch an die Präsident:innen.

• Informationspflicht Gesellschafterkreis: Wochenreport (KPIs, Forecast, Risikolage) und Monats‑Jour‑fixe mit Teilnahme der Präsident:innen.

Ihr Profil

Must-have

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung (z. B. Bilanzbuchhalter:in IHK).

• 3-7 Jahre relevante Erfahrung im Rechnungswesen/Controlling und in der HR-Administration; sichere HGB-Abschlusserstellung, Routine im Umgang mit StB/WP.

• Praxis in Budget/Forecast, Liquiditätsplanung sowie in der Steuerung interner Payroll.

• Erste Führungserfahrung (Teamleitung oder stellv. Leitung).

• Sicherer Umgang mit einschlägigen Software-Lösungen; sehr gute Excel-Kenntnisse.

• Deutsch verhandlungssicher und Englisch fließend (mind. B2/C1); strukturierte, pragmatische Arbeitsweise.

Nice-to-have

• Erfahrung im Hochschul-/Bildungssektor, Projekt-/Drittmittelcontrolling und Multi-Entity-Setups.

• Kenntnisse zu USt-Spezifika im Bildungsbereich, GoBD-/DSGVO-Praxis, Vertrags-/Lieferantenmanagement.

Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Mannheim; geringe Reisetätigkeit (v. a. Stuttgart).

• Berichtslinie: direkt an die Präsident:innen beider Hochschulen.

• Team: 6 Mitarbeitende (Standort Stuttgart); standortübergreifende Führung.

• Anstellung: zunächst befristet, Entfristung bei Bewährung vorgesehen.

• Umfang: Vollzeit.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit den üblichen Unterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 21. September 2025 per E-Mail an den Präsidenten der HdWM, Herrn Prof. Dr. Henrik Becker (henrik.becker@hdwm.org).
Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.