Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft legt mit seinen Entdeckungen von heute den Grundstein für die Medizin von morgen. An den Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität unterschiedlicher Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln - von Molekülen und Zellen über Organe bis hin zum gesamten Organismus. In wissenschaftlichen, klinischen und industriellen Partnerschaften sowie in globalen Netzwerken arbeiten wir gemeinsam daran, biologische Erkenntnisse in praxisnahe Anwendungen zu überführen - mit dem Ziel Frühindikatoren für Krankheiten zu identifizieren, personalisierte Behandlungen zu entwickeln und letztlich Krankheiten vorzubeugen. Das Max Delbrück Center wurde 1992 gegründet und vereint heute eine vielfältige Belegschaft mit 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent durch den Bund und zu 10 Prozent durch das Land Berlin finanziert.
Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung der Themenbereiche ‚Gene, Zellen & zellbasierte Medizin‘ sowie ‚Molekulare Prozesse & Therapien‘ suchen wir eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Assistenz- und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit den Leitungen der beiden Themenbereiche.
• selbständige Organisation des Sekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• Personalwesen (Stellenausschreibungen; Vorbereitung von Formanträgen für Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastanmeldungen etc.)
• Mittelverwaltung, Budgetüberwachung
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung
• Betreuung von internationalen Gästen
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Pflege und Aktualisieren von Webseiten

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Bürokaufmann*frau, Kaufmann*frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung, Assistenz der Projektleitung, Eventmanagement oder ähnlich
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• selbstständige, zuverlässige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und hohe Eigeninitiative
• Fähigkeit, sich rasch in unterschiedliche administrative Prozesse und Themen einzuarbeiten
• wünschenswert wäre die Erfahrung in der Pflege von Webseiten und Datenbanken

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Zuschuss zum Jobticket
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz