Assistenz (m/w/d) Kunden und Markt

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im Gesundheitswesen
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine vorausschauende, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigeninitiative
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren, den Überblick zu behalten und Termine sowie Fristen eigenständig nachzuverfolgen
• Kommunikationsstärke, freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Ressortleitung selbstständig in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben des operativen Tagesgeschäfts
• Sie übernehmen die Büroorganisation einschließlich der Bearbeitung und Priorisierung eingehender Korrespondenz, E-Mails und Anfragen sowie deren Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner
• Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und regelmäßige Austauschformate und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen
• Sie behalten Aufgaben, Maßnahmen und Fristen im Blick, verfolgen deren Bearbeitungsstände nach und unterstützen die ressortübergreifende Abstimmung
• Sie erstellen und bearbeiten eigenständig Korrespondenz, Präsentationen, Vorlagen und weitere Unterlagen für die Ressortleitung
• Sie übernehmen die telefonische Kommunikation, koordinieren interne und externe Anfragen und unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen
• Sie unterstützen die Ressortleitung auch in ihrer Funktion als Kaufmännische Leitung der MVZ - Gesundheitszentrum BG Klinik Ludwigshafen gGmbH bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sie planen und organisieren Dienstreisen und übernehmen die Abrechnung der Reisekosten