Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung (auch HomeOffice, 20h)

Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern - und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.

Deine Rolle

Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation - von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist Home-Office-basiert, mit 1-2 Präsenzterminen pro Woche in Brühl (Villa Kaufmann) oder nach Absprache in Bonn/Koblenz.

Deine Aufgaben

✔ Immobilienverwaltung für unser Portfolio:

• Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
• Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
• Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
• Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)

✔ Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:

• Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
• Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
• Offene-Posten-Listen führen
• Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)

✔ Büroorganisation & Post:

• Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
• Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
• Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)

✔ Vertragsmanagement:

• Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren

Dein Profil

✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend - wir schulen ein!)
✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise - du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Termine vor Ort (Brühl/Bonn)
✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Mieter-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)
✅ Nice-to-have:

• Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
• Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 Nr. 21 UStG - umsatzsteuerbefreite Leistungen)
• Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)

Wir bieten

Flexibles Home-Office mit 1-2 Präsenzterminen pro Woche in Brühl
Abwechslungsreiche Aufgaben in einem wachsenden Unternehmen
Faire Bezahlung von 18-22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
Einarbeitung & Mentoring durch die Geschäftsführung (inkl. Dokumentation der Prozesse)
Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)
Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung
Rahmenbedingungen:

• Umfang: 20 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
• Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
• Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung

Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an steffen.luecke@rheinische-bildung.de.